Bargeld-Trinkgeld ist in dem Moment erledigt, in dem es gegeben wird. Es geht aus der Hand des Gastes in eine Tasche oder eine Kasse, und jede Frage dazu – wer es verwahrt, wann es ausgezahlt wird, ob jemand Steuern darauf schuldet – ist beantwortet, bevor der Gast an der Tür ist.

Kartentrinkgeld beantwortet keine dieser Fragen. Es läuft vom Terminal zum Zahlungsdienstleister, auf das Geschäftskonto, durch die Buchhaltung – und erst danach zu der Person, für die der Gast es gemeint hat. Jede dieser Stationen ist eine Entscheidung, und in den meisten Betrieben werden sie alle beiläufig getroffen.

Der Weg, den das Geld jetzt nimmt

  1. Das Terminal

    Der Gast wählt einen Betrag, meist aus dem, was das Gerät anbietet. Das ist der Schritt, der das Verhalten verändert – und er ist konfiguriert, nicht natürlich.

  2. Der Zahlungsdienstleister

    Rechnung und Trinkgeld werden gemeinsam erfasst und gemeinsam abgerechnet, meist mit ein bis wenigen Werktagen Verzögerung. Das Trinkgeld steckt jetzt in einer Auszahlung, die auch Umsatz enthält.

  3. Das Geschäftskonto

    Geld, das dem Team gehört, liegt auf einem Konto, das dem Betrieb gehört. Das ist das gesamte buchhalterische Problem – und das gesamte Vertrauensproblem.

  4. Die Buchhaltung

    Es muss wieder herausgetrennt werden. Als Erlös gebucht erhöht es die Einnahmen und kann Steuern auslösen, die niemand geschuldet hat.

  5. Die Auszahlung

    Bar aus der Kasse, per Überweisung oder über die Lohnabrechnung. Was auch immer davon: Es passiert jetzt nach einem Rhythmus, wo Bargeld sofort passierte.

Keiner dieser Schritte ist schwierig. Bargeldloses Trinkgeld fühlt sich nur deshalb aufwendiger an, als es ist, weil alle fünf früher ein einziger Schritt waren und niemand zu einem davon eine Meinung haben musste.

Entscheidung eins: wie lang die Verzögerung ist

Das ist die Veränderung, die das Team bemerkt – und zwar in der ersten Woche.

Dasselbe Trinkgeld von 40 € auf zwei Wegen
Weg Kommt an Liegt beim Betrieb Aufzeichnung nötig
Bar auf dem Tisch Sofort Nein Nein
Am Terminal aufgeschlagen Mit der Abrechnung Ja Ja

Alles in der zweiten Zeile folgt aus der Verzögerung in der zweiten Spalte. Sie ist keine Verwaltungsfrage – sie verändert, wie sich das Geld anfühlt.

Der erste Reflex ist, die Verzögerung zu verkürzen. Das bessere Ziel ist, sie berechenbar zu machen. Eine feste wöchentliche Auszahlung an einem bekannten Tag kommt deutlich besser an als eine unberechenbare, die manchmal schneller ist – denn beschwert wird sich fast nie über das Warten, sondern über das Nichtwissen.

Läuft die Auszahlung über die Lohnabrechnung, gehört dazugesagt, wie sie auf der Abrechnung aussieht. Eine Zeile, auf die niemand vorbereitet war, erzeugt mehr Rückfragen, als der Betrag wert ist.

Entscheidung zwei: wer die Kartengebühr trägt

Kartenzahlung kostet Geld, das Trinkgeld ist Teil der Transaktion, also trägt es einen Bruchteil dieser Kosten. Das ist real – und wirklich klein.

Was eine Kartengebühr tatsächlich vom Trinkgeld nimmt

Kartentrinkgeld in einer Woche
1.400,00 €
Mischsatz der Akzeptanzkosten
1,4 %
Anteilige Kosten auf das Trinkgeld
19,60 €
Pro Person bei acht im Team
2,45 €

Zweieinhalb Euro pro Woche und Person. Um diesen Betrag geht es bei einem Abzug, der allen mitteilt, dass der Betrieb vom Trinkgeld erst etwas einbehält, bevor er es weitergibt. Ein schlechtes Geschäft, selbst dort, wo es erlaubt ist.

In Großbritannien ist es nicht erlaubt. Der Employment (Allocation of Tips) Act verpflichtet Betriebe, den vollen Trinkgeldbetrag den Beschäftigten zuzuordnen; andere Abzüge als die gesetzlich vorgeschriebenen – im Wesentlichen Steuern – sind unzulässig, und Kartengebühren gehören nicht dazu[1].

100 %

des Trinkgelds müssen in Großbritannien beim Personal ankommen, vor zulässigen Abzügen

Employment (Allocation of Tips) Act 2023

3 Jahre

so lange müssen britische Betriebe Trinkgeld-Aufzeichnungen aufbewahren

Employment (Allocation of Tips) Act 2023

Unverändert

steuerliche Behandlung von weitergegebenem Kartentrinkgeld in Österreich

ÖGK, Trinkgeldpauschalen

Entscheidung drei: aus dem Umsatz heraushalten

Weil das Geld auf dem Geschäftskonto landet, muss es aktiv aus dem Umsatz herausgenommen werden – von allein fehlt es dort nicht.

Buchhalterisch ist das nichts Besonderes: das Trinkgeld beim Eingang als Verbindlichkeit erfassen, bei der Auszahlung ausbuchen und nie ein Erlöskonto berühren lassen. So gebucht ist der Saldo dieses Kontos jederzeit genau das, was der Betrieb seinem Team schuldet – und damit auch die Zahl, die sich abzustimmen lohnt.

Andersherum gehen zwei Dinge gleichzeitig schief. Die Einnahmen sehen höher aus, als sie waren, und das Geld kann Umsatzsteuer auslösen, die darauf nie angefallen wäre – denn ein Trinkgeld, das in den eigenen Aufzeichnungen nicht vom Umsatz zu unterscheiden ist, lässt sich schwer als Nicht-Umsatz begründen.

Die Steuerfrage folgt dem Geld, nicht dem Weg

Der Zahlungsweg entscheidet die Steuerfrage selten. Österreich sagt es ausdrücklich: Die Steuerfreiheit gilt auch dann, wenn Trinkgelder aus Kartenzahlungen weitergegeben werden[2]. Die deutschen Voraussetzungen in § 3 Nr. 51 EStG betreffen die Herkunft des Geldes und den fehlenden Rechtsanspruch, nicht die Form, in der es ankam[3].

Das Terminal ist auch eine Regelung

Die Abfrage auf dem Zahlungsgerät bestimmt stärker, was Gäste geben, als irgendetwas Geschriebenes. Prozentbuttons, feste Beträge, ein Zahlenfeld, gar keine Abfrage – das erzeugt unterschiedliches Verhalten, und eine dieser Varianten ist bereits eingestellt, ob sie nun gewählt wurde oder nicht.

Drei Dinge lohnen eine bewusste Entscheidung:

  • Prozente oder Beträge. Prozente skalieren mit der Rechnung, und das wirkt in beide Richtungen: großzügig bei einer großen Runde, auffällig bei einer großen Rechnung.
  • Wo der Anker sitzt. Die erste angezeigte Option wirkt überproportional. Setzt man sie hoch an, sieht das nach geschenktem Geld aus und erzeugt über die Zeit verlässlich das Gegenteil, weil Gäste merken, dass sie gefragt werden.
  • Wie leicht sich ablehnen lässt. Ein schwer auffindbares „Überspringen“ verwandelt Verärgerung in weniger Trinkgeld beim nächsten Mal – oder in kein nächstes Mal. Die Abfrage soll sich wie ein Angebot anfühlen.

Eine neutrale Einstellung gibt es nicht, und genau das ist der Punkt. Die Voreinstellung stehen zu lassen, ist eine Entscheidung darüber, was die eigenen Gäste gefragt werden – getroffen von der Person, die das Gerät eingerichtet hat.

Kurze Checkliste für die Umstellung

  1. Prüfen, ob das Terminal Trinkgeld getrennt ausweist

    Lassen sich Rechnung und Trinkgeld in den Abrechnungsdaten nicht unterscheiden, ist alles Weitere eine Schätzung. Das zuerst prüfen – es ist das Einzige, was sich nachträglich nicht reparieren lässt.

  2. Das Verbindlichkeitskonto anlegen

    Ein Konto, Trinkgeld rein und Trinkgeld raus, abgestimmt gegen die Abrechnung des Dienstleisters. Zehn Minuten Einrichtung, die ein Gespräch zum Jahresabschluss ersparen.

  3. Den Auszahlungstag festlegen und aufschreiben

    In der Trinkgeldregelung, neben der Aufteilungsmethode, mit dem Datum der abgestimmten Fassung.

  4. Dem Team sagen, was sich ändert und was nicht

    Konkret: die Aufteilung bleibt gleich, das Geld kommt jetzt nach Rhythmus, und es wird keine Gebühr abgezogen. Alle drei Punkte gehören ausgesprochen, weil sonst alle drei andersherum angenommen werden.

Was tatsächlich anders ist

Bargeldloses Trinkgeld ändert nichts daran, was Trinkgeld ist und wem es gehört. Es ändert, dass das Geld jetzt sichtbar ist – für den Zahlungsdienstleister, für die Buchhaltung, für alle, die später fragen, wo es geblieben ist.

Das ist überwiegend eine Verbesserung. Bargeld, das leise in der falschen Tasche verschwand, hinterließ überhaupt keine Spur. Sichtbarkeit hilft aber nur, wenn die Aufzeichnung absichtlich geführt wird – und Betriebe, die sich mit der Umstellung schwertun, sind fast immer die, die eine nachvollziehbare Zahlung weiter wie eine nicht nachvollziehbare behandelt haben.

Häufige Fragen

Darf ein Betrieb Kartengebühren vom Trinkgeld abziehen?

In Großbritannien nicht – dort muss der volle Trinkgeldbetrag bei den Beschäftigten ankommen, abgesehen von gesetzlich vorgeschriebenen Abzügen, und Kartengebühren zählen nicht dazu. Im deutschsprachigen Raum gibt es kein entsprechendes Verbot, es ist also eine Entscheidung des Betriebs. Eine schlechte: Der zurückgeholte Betrag ist ein Bruchteil eines Prozents des Topfs, die Botschaft an das Team dagegen lautet, dass das Trinkgeld etwas ist, von dem der Betrieb vorher etwas abzieht.

Wie schnell sollte Kartentrinkgeld ausgezahlt werden?

So schnell, wie es Zahlungsabwicklung und Lohnlauf zulassen – vor allem aber verlässlich. Eine feste wöchentliche Auszahlung an einem bekannten Tag kommt besser an als eine unregelmäßige, die manchmal schneller ist. Denn der Einwand gegen Kartentrinkgeld ist selten das Warten selbst, sondern nicht zu wissen, wann das Geld kommt. Den Rhythmus in die Trinkgeldregelung schreiben und als Zusage behandeln.

Ist Kartentrinkgeld weiterhin steuerfrei?

Die Zahlungsart allein ändert die Behandlung nicht. In Österreich gilt die Steuerfreiheit ausdrücklich auch dann, wenn Trinkgeld aus Kartenzahlungen weitergegeben wird, und in Deutschland stellt § 3 Nr. 51 EStG darauf ab, woher das Geld kommt und ob ein Rechtsanspruch besteht – nicht darauf, ob es bar ankam. Was die Antwort ändern kann, ist die Konstruktion um das Kartentrinkgeld herum: Ein Betrieb, der einen Anteil zusichert oder aufstockt, ist ein anderer Fall als einer, der nur weiterreicht.

Muss Kartentrinkgeld in die Buchhaltung?

Es läuft über das Geschäftskonto, also taucht es zwangsläufig irgendwo auf. Entscheidend ist, dass es nicht als Umsatz auftaucht. Beim Eingang auf ein Verbindlichkeitskonto buchen und bei der Auszahlung wieder ausbuchen – dann ist der Saldo jederzeit genau das, was dem Team geschuldet wird. Als Erlös gebucht erhöht es die Einnahmen und kann Steuern auslösen, die nie angefallen wären.

Sinkt das Trinkgeld durch bargeldloses Zahlen?

Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht, und ehrlicherweise hängt es stark davon ab, was das Terminal fragt. Verlässlich ändert sich nicht die Summe, sondern die Verteilung: weniger kleines Aufrunden, mehr Beträge, die aus einer Auswahl stammen. Damit ist die Konfiguration des Terminals eine folgenreichere Entscheidung, als die meisten Betriebe sie behandeln.